Proyectos y manejo hacia la implementación de la metodología Agile

Una empresa u organización exitosa orientada a proyectos normalmente dispone de una Oficina de Proyectos responsable por establecer las normas, políticas, procedimientos, procesos, estructuras, patrones y metodologías que son aplicados durante el ciclo de vida de dichos proyectos. Estas empresas y organizaciones han creado y fortalecido con el transcurrir del tiempo una “Cultura de Proyectos” alineadas con la metodología empleada durante la iniciación, planificación, ejecución, control y monitoreo, y cierre de los proyectos.
Cambiar una organización de proyectos orientada al uso de la metodología Waterfall hacia una organización orientada al uso de las Metodologías Agile, Scrum, etc requiere de tiempo y dedicación, no es tan simple como parece porque requiere adecuar los procesos, estructura, gente y cultura hacia un nuevo enfoque de proyectos.
Aquí el “talón de Aquiles” se presenta con el cambio cultural y la formación de los Equipos de Proyectos. Es todo un cambio de paradigma ir de Equipos Dirigidos hacia Equipos Auto-dirigidos, Auto-regulados.
La formación de Equipos Auto-dirigidos requiere de la madurez y compromiso individual y colectivo que se logra a través de la interacción continua, manejo de emociones, orientados al trabajo en equipo, liderazgo y orientación al logro, a los resultados.
Durante este proceso de transición el equipo debe construir relaciones de confianza y amistad entre sus miembros, debe crearse un ambiente fraterno que rompa las barreras de comunicación para que el equipo acepte cada individualidad y se abra a cooperar para el logro de los objetivos del proyecto.
En este acompañamiento la Oficina de Proyectos juega un rol fundamental porque son los llamados a manejar el proceso de transición y cambio, es la responsable por el “coaching” de los equipos junto con los “Scrum Masters” o maestros Scrum.
Recuerden que existen individuos que requieren poca o nada de supervisión, capaces de producir resultados de calidad con muy poca supervisión; pero también hay otros que requieren más atención y supervisión para finalizar las tareas. Además, recordemos que los “Sprint” son ciclos cortos (dos o cuatro semanas) para producir los entregables y resultados. Si no hay cohesión en los equipos de trabajo se dificulta el logro de los objetivos y entregables comprometidos por los proyectos.

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¿Cómo hacer que tu empresa tenga mayor agilidad?

Vivimos en un mundo que se mueve muy rápido. Los expertos dicen que se trata de un entorno volátil, incierto, complejo y ambiguo, el famoso mundo VUCA, por las siglas de estas características en inglés.
Este verano contábamos que el 40% de los CEO creen que sus empresas no serán viables en una década si no cambian de rumbo a tiempo.
Ante tal panorama, no nos queda más remedio que desarrollar nuestra agilidad para adaptarnos. Y esto nos afecta a todos, tanto a los individuos como a empresas o las instituciones. Sin embargo, no siempre es fácil.
Según el estudio ‘The Business Agility Report’, elaborado por Business Agility Institute, apenas el 30% de las organizaciones a nivel mundial dicen tener una alta tasa de madurez en agilidad empresarial.
Metodologías para impulsar la agilidad
Esta evolución se debe a la paulatina adopción de metodologías ágiles por parte de muchas empresas en los últimos años.
Las metodologías ágiles se basan en un enfoque iterativo e incremental, enfatizando la división del proyecto y su evolución en iteraciones o incrementos más pequeños, lo que permite comentarios y ajustes frecuentes.
Además, estas metodologías priorizan la colaboración con el cliente a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Otro aspecto importante es que Agile promueve la formación de equipos transversales y multifuncionales, conformados por personas con diversas habilidades y experiencia que trabajan en diferentes áreas de la organización.
Estas metodologías ágiles permiten a los equipos autorganizarse, dándoles la posibilidad de determinar la mejor manera de lograr sus objetivos.
Asimismo, promueven una cultura de mejora continua, donde los equipos reflexionan regularmente sobre sus procesos, desempeño y resultados.
Igualmente, las metodologías ágiles suelen adoptar técnicas de timeboxing, como iteraciones o sprints de duración fija. Esto crea una sensación de urgencia, enfoque y previsibilidad, a la par que facilita un ritmo de entrega, promueve ciclos de retroalimentación más rápidos y ayuda a administrar las expectativas.

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Metodologías ágiles en la gestión de proyectos; otras opciones más allá de Scrum

Las nuevas dinámicas del mercado han supuesto un reto para el sector productivo, debido al aumento exponencial de la competencia. No obstante, han permitido un mayor acceso a las oportunidades de crecimiento de los negocios.
Esto ha hecho que las empresas deban implementar planes de organización, gestión y mercado mucho más innovadores y eficientes, de tal manera que puedan hacer frente a los cambios constantes a los que se ve sometida la industria.
¿Qué otras metodologías de project management existen?
Scrum ha sido fundamental para el desarrollo de la gestión de proyectos tal como la conocemos, ayudando a empresas de todos los sectores a estandarizar y mejorar sus procesos. Aun así, existen otras metodologías como Agile que también ayudan a mejorar la gestión corporativa y de proyectos empresariales, ofreciendo una visión más amplia e integradora de todo el contexto corporativo.
Agile, además de influir positivamente en la optimización de los procesos, también se encarga de implantar cambios en la filosofía organizacional de la empresa, poniendo el foco en el cliente y dividiendo el flujo de trabajo en tareas más pequeñas, con una mayor cantidad de responsables y unos períodos más cortos de entrega.
Tareas pendientes y trabajo escalonado
Existe también la metodología de Modelo de Cascada, la cual se trata de un proceso lineal en donde el trabajo se realiza de forma escalonada y en orden secuencial. Esta metodología es de fácil implementación y muy sencilla de realizar, pero no ofrece un panorama integrado y articulado de toda la realidad de la empresa. Por este motivo, suele utilizarse en la mejora de tareas puntuales y procesos específicos que no necesitan de una visión amplia para su ejecución exitosa. Finalizando este listado, se encuentra la metodología Kanban, la cual busca representar gráficamente las tareas pendientes por realizar en cualquier proyecto, con el objetivo de visualizar los flujos de trabajo y tomar decisiones rápidas para agilizar su culminación. Por lo general, esta metodología utiliza un software que permita crear y arrastrar tableros en las diferentes fases del proyecto, aunque también pueden usarse otras herramientas visuales.

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Comunicación empresarial: apuesta por Canvas o Scrum para ser más eficaz

Seguramente que a Heráclito de Éfeso, filósofo presocrático del devenir, los entornos VUCA (volatilidad, incertidumbre –uncertainty, en inglés-, complejidad y ambigüedad) no le habrían pillado por sorpresa, puesto que ya avisó en el siglo VI-V a. C. de la volatilidad del universo. Quienes estudiamos Filosofía en el colegio aún recordamos los debates que se generaban en torno a algunas de sus frases más representativas: “Todo se mueve y nada permanece” o “Nadie puede bañarse dos veces en el mismo río”.
Esta volatilidad del universo es en la que se encuentra también la actual comunicación empresarial, corporativa, organizacional o institucional. Sin embargo, lo que no ha cambiado tanto es la esencia en sentido clásico (la inalterable) de lo que supone la comunicación para las organizaciones.
La comunicación empresarial eficaz se ha convertido en esencial para el éxito y el crecimiento de toda organización, sea maxi, mediana, pyme o micropyme, y siempre debe estar orientada a los objetivos prioritarios de la empresa. Y hoy, más que nunca, las compañías no solo miran las cifras de su facturación, sino también los beneficios que pueden devolver a sus propios empleados, a la sociedad y al planeta.
Impacto de la estrategia de comunicación en el negocio
La estrategia de comunicación bien planificada de una empresa puede tener un impacto significativo en su éxito y crecimiento, así como en su sostenibilidad a largo plazo. Una comunicación eficaz con clientes, partes interesadas y empleados puede conducir a un mejor reconocimiento de la marca, una mayor fidelidad de los clientes, un aumento de las ventas y crecimiento, y una reputación positiva.
Reconocimiento de la marca (ce y ci)
Una comunicación coherente y eficaz puede ayudar a una organización a establecer y mantener una fuerte identidad de marca, lo que es crucial para el reconocimiento y la conciencia de marca. Las pymes que apuestan por estrategias y acciones de comunicación tienen mayor presencia de marca en el mercado que las que no cuentan con ellas, aumentando la notoriedad entre su público objetivo.
Fidelización de clientes (ce)
Una comunicación clara y oportuna con los clientes ayuda a generar confianza y compromiso, lo que conduce a estrechar relaciones con ellos y conseguir referencias positivas del boca a boca. La experiencia de cliente es clave para las pymes, y debe ser fortalecida con comunicaciones regulares –no saturantes- e información enriquecida sobre sus productos, promociones, actualizaciones y cualquier dato que pueda ofrecer oportunidades de negocio.
Compromiso de los empleados (ci)
La visión, misión y valores congruentes de una empresa, y bien comunicados, pueden ayudar a los empleados a entender su papel –su sentido y propósito- en la consecución de los objetivos de la empresa, lo que conduce a una mayor satisfacción y motivación en el trabajo y a una mayor retención de talento.
Reputación y gestión de crisis (ce y ci)
Una pyme con una estrategia de comunicación tiene más probabilidades de gozar de una reputación positiva en el mercado y de contar con bases sólidas para poder hacer frente a una posible crisis. A través de una comunicación eficaz, las compañías pueden responder a las preguntas o preocupaciones de los clientes de manera oportuna y profesional, lo que ayuda a generar credibilidad entre su público, así como mitigar los daños en una posible crisis y suscitar confianza a las partes interesadas.
Crecimiento (ce y ci)
Una empresa con una estrategia de comunicación tiene más probabilidades de crecer y expandirse. Al aprovechar los canales de comunicación para llegar a nuevos clientes, interactuar con los ya existentes y mantener motivados a los empleados, pueden aumentar los ingresos y la cuota de mercado.
Innovación (ce y ci)
Una cultura de comunicación abierta puede fomentar la innovación al animar a los empleados y colaboradores externos a compartir ideas sin miedo a equivocarse y trabajar en la búsqueda de soluciones para los retos empresariales, creando un marco de seguridad y confianza, autonomía e independencia laborales.
Metodologías agile aplicadas a los planes de comunicación empresarial
En un entorno acelerado y VUCA como en el que nos encontramos, y a diferencia de los modelos tradicionales de comunicación de los años 70-80 del siglo XX, con los que se planificaba a tres o cinco años, necesitamos estrategias de comunicación empresarial de corta duración, con adaptaciones continuas y revisiones permanentes.
Las metodologías ágiles aplicadas a los planes de comunicación permiten dar esa rapidez que requieren los tiempos en los que vivimos, por medio de la colaboración y la iteración de todas las partes interesadas, a las que se implica con frecuencia y desde el inicio.
Se aplica, por tanto, la flexibilidad y adaptabilidad de los principios agile, que permiten pivotar, en caso necesario, sobre la base de circunstancias cambiantes o nueva información, además de utilizar los comentarios de todos los implicados para mejorar continuamente el plan.
Entre este tipo de modelos, exponemos dos que consideramos más beneficiosos para aplicar a las estrategias de comunicación:
1.Business Model Canvas (BMC)
Este modelo destaca por ser un concepto sencillo e intuitivo, en el que prevalecen el debate continuo y las aportaciones creativas de todas las personas implicadas. Un plan de acción que se puede plasmar en un solo folio y que se desarrolla a través de dinámicas de grupo, discusión y análisis continuo, con resultados a corto plazo que aseguran la superación de los indicadores iniciales, y con la distribución de recursos reales y ubicación de esfuerzos donde se necesitan.
2.Metodología Scrum
Otra metodología agile que podemos aplicar a nuestra estrategia de difusión es el modelo Scrum.
Aunque el plan de Comunicación estará basado en los objetivos que marquemos y en cuatro pilares (Plan de comunicación, Difusión continua del proyecto, Otras acciones de difusión y Plan de sostenibilidad y explotación), este método permite que pymes, proyectos o áreas de negocio se centren en reforzar la difusión de los principales resultados y fortalecer los vértices desviados del plan.
Ventajas de los modelos agile para las pymes
Las pequeñas y medianas empresas, así como el trabajo por proyectos, pueden beneficiarse enormemente de la aplicación de las metodologías agile a sus estrategias de comunicación, ya que son rápidas, flexibles, pivotables y medibles, más eficientes, colaborativas y adaptables, y posibilitan, en última instancia, mejores resultados empresariales.

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 Ventajas de la gestión de proyectos SCRUM

En el mundo del desarrollo de software, la metodología Agile se ha convertido en un enfoque popular para gestionar proyectos de manera eficiente y efectiva. Dentro del conjunto de estas metodologías, SCRUM se destaca como uno de los marcos de trabajo más utilizados y con numerosas ventajas para los equipos de desarrollo. Estas son algunas de sus ventajas que muestran cómo puede ayudar a las empresas a alcanzar sus objetivos de manera más rápida y eficiente.

1.Mayor adaptabilidad y flexibilidad: SCRUM se basa en la idea de desarrollo iterativo e incremental. Los proyectos se dividen en ciclos de trabajo llamados "sprints", que generalmente duran entre una y cuatro semanas. Al final de cada sprint, se revisa y se ajusta el trabajo realizado. Esto permite a los equipos adaptarse rápidamente a los cambios y requisitos emergentes, lo que resulta en un producto final más ajustado a las necesidades del cliente.

2.Mayor satisfacción del cliente: La metodología SCRUM involucra activamente al cliente en el proceso de desarrollo. A través de la participación en las reuniones de revisión y la priorización de las funcionalidades del producto, el cliente tiene la oportunidad de influir en el resultado final. Esto ayuda a garantizar que el producto desarrollado cumpla con sus expectativas y necesidades, lo que a su vez mejora la satisfacción.

3.Mayor transparencia y comunicación: SCRUM fomenta una comunicación regular y abierta entre los miembros del equipo y con el cliente. A través de reuniones diarias cortas llamadas "stand-ups", se comparten actualizaciones sobre el progreso del proyecto, los desafíos y los próximos pasos. Esto facilita la transparencia en el proceso de desarrollo y permite a todos los interesados tener una comprensión clara del estado del proyecto en todo momento.

4.Mayor productividad y entrega temprana de valor: SCRUM promueve la entrega temprana y frecuente de funcionalidades del producto. Los sprints permiten que los equipos se enfoquen en un conjunto específico de características y trabajen en ellas de manera rápida y eficiente. Esto permite obtener una versión utilizable del producto de forma más temprana en el proceso de desarrollo, lo que a su vez proporciona un valor tangible al cliente y permite obtener retroalimentación valiosa.

5.Mayor compromiso y motivación del equipo: SCRUM fomenta la autoorganización y la autonomía del equipo de desarrollo. Los equipos son responsables de definir cómo se llevará a cabo el trabajo y de autogestionarse para lograr los objetivos establecidos en cada sprint. Esto promueve un mayor compromiso y motivación, ya que los miembros del equipo tienen un mayor sentido de propiedad sobre el trabajo que realizan.

En resumen, la metodología SCRUM ofrece numerosas ventajas. Su éxito en el desarrollo de productos lo convierte en un marco de trabajo convincente para adoptarlo en tu empresa u organización.